Digitale Vertragsprozesse: elektronisch unterschreiben

Der Grundsatz: Verträge brauchen meist keine Form

Im deutschen Recht kommt ein Vertrag durch zwei übereinstimmende Erklärungen zustande, Angebot und Annahme. Eine bestimmte Form ist dafür in den meisten Fällen nicht vorgeschrieben. Ein Vertrag kann mündlich, per E-Mail, durch einen Klick oder eben mit einer elektronischen Unterschrift geschlossen werden. Das gilt für viele Verträge, die im B2B-Vertrieb üblich sind, etwa über Software oder Dienstleistungen.

Wichtig wird die Form erst, wenn das Gesetz sie verlangt. Dann ist ein Rechtsgeschäft, das die vorgeschriebene Form nicht einhält, nach § 125 BGB nichtig. Haben die Parteien selbst eine Form vereinbart, führt ein Verstoß im Zweifel ebenfalls zur Nichtigkeit. Bevor du einen Vertragsprozess digitalisierst, klärst du deshalb eine Frage: Schreibt das Gesetz oder der Rahmenvertrag für diesen Vertrag eine bestimmte Form vor?

Unabhängig von der Form hat die Unterschrift im Alltag vor allem zwei Aufgaben. Sie zeigt, wer zugestimmt hat und wozu genau, und sie macht den Abschluss später beweisbar. An diesen beiden Aufgaben misst sich jeder digitale Ablauf.

Schriftform, elektronische Form und Textform

Das BGB kennt drei Formen, die bei Verträgen häufig verwechselt werden:

• Schriftform (§ 126 BGB): Die Urkunde muss eigenhändig durch Namensunterschrift unterzeichnet werden. Bei Verträgen unterschreiben die Parteien auf derselben Urkunde oder jeweils auf einem gleichlautenden Exemplar für die andere Seite.
• Elektronische Form (§ 126a BGB): Sie kann die Schriftform ersetzen, wenn das Gesetz nichts anderes bestimmt. Dafür fügt der Aussteller seinen Namen hinzu und versieht das Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur. Bei Verträgen signieren beide Parteien jeweils ein gleichlautendes Dokument auf diese Weise.
• Textform (§ 126b BGB): Eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, aus der hervorgeht, wer sie abgibt. Eine E-Mail oder ein PDF erfüllen das in der Regel. Eine Unterschrift ist nicht nötig.

Daraus folgt eine einfache Faustregel: Wo das Gesetz Schriftform verlangt, reicht eine einfache elektronische Unterschrift nicht. Wo es keine Form verlangt, ist sie zulässig. Haben die Parteien die elektronische Form nur vertraglich vereinbart, genügt nach § 127 Abs. 3 BGB im Zweifel auch eine andere als die qualifizierte elektronische Signatur.

Die drei Signaturstufen nach eIDAS

Für elektronische Signaturen gilt in der EU die eIDAS-Verordnung (EU) Nr. 910/2014. Sie unterscheidet drei Stufen, die aufeinander aufbauen:

• Einfache elektronische Signatur: Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden werden und die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet. Dazu zählen ein getippter Name mit Bestätigung, eine eingescannte Unterschrift oder eine Unterschrift mit dem Finger auf dem Tablet.
• Fortgeschrittene elektronische Signatur: Sie muss zusätzliche Anforderungen aus Art. 26 eIDAS erfüllen. Vereinfacht gesagt ist sie eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet, ermöglicht seine Identifizierung und wird mit Mitteln erstellt, die er unter seiner Kontrolle hat.
• Qualifizierte elektronische Signatur: Eine fortgeschrittene Signatur, die mit einer qualifizierten Signaturerstellungseinheit erstellt wurde und auf einem qualifizierten Zertifikat beruht. Sie hat nach eIDAS die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift und wird in allen Mitgliedstaaten anerkannt.

Für die qualifizierte Signatur muss sich der Unterzeichner in der Regel vorher bei einem Vertrauensdiensteanbieter identifizieren. Das ist sicher, aber für einen Kunden, der nur einen Dienstleistungsvertrag annehmen will, oft unnötig aufwendig. Im Vertrieb ist deshalb die einfache elektronische Signatur verbreitet. Sie ist dort angemessen, wo keine Schriftform vorgeschrieben ist und der Ablauf gut dokumentiert wird.

Beweis: Was im Streitfall zählt

Rechtswirksam ist nicht dasselbe wie leicht beweisbar. Für die qualifizierte elektronische Signatur regelt § 371a ZPO den Beweiswert: Elektronische Dokumente mit einer solchen Signatur werden wie private Urkunden behandelt. Der Anschein der Echtheit lässt sich nur durch Tatsachen erschüttern, die ernstliche Zweifel daran begründen, dass die Erklärung von der verantwortenden Person stammt.

Eine einfache elektronische Signatur hat diese Erleichterung nicht. Bestreitet der Kunde später, unterschrieben zu haben, würdigt das Gericht die vorhandenen Nachweise frei. Umso wichtiger ist, dass dein Ablauf Spuren hinterlässt, die zusammen ein stimmiges Bild ergeben:

• Zeitpunkt der Unterschrift, möglichst mit Datum und Uhrzeit auf die Sekunde,
• technische Merkmale wie IP-Adresse und verwendeter Browser,
• Prüfsumme des unterschriebenen Dokuments, mit der sich zeigen lässt, dass die gespeicherte Fassung genau die unterschriebene ist,
• Zustellweg: an welche E-Mail-Adresse der persönliche Link ging und wann er geöffnet wurde,
• Kommunikation rund um den Abschluss, etwa die Angebotsmail und die Bestätigung nach der Unterschrift.

Diese Daten sind personenbezogen. Erhebe nur, was du als Nachweis brauchst, und informiere den Kunden darüber. Mehr dazu im Ratgeber Datenschutz im CRM.

Vorlagen, Versionen und keine nachträglichen Änderungen

Die meisten Streitigkeiten entstehen nicht über die Frage, ob unterschrieben wurde, sondern worüber. Ein sauberer Prozess sorgt dafür, dass der Kunde genau das Dokument unterschreibt, das später gilt, und dass niemand es danach unbemerkt ändern kann.

1. Vorlage statt Freitext: Verträge entstehen aus geprüften Vorlagen. Wer jedes Mal frei formuliert, baut ungewollt Abweichungen ein.
2. Versionen kennzeichnen: Jede Vorlage hat eine Versionsnummer. Am Vertrag ist erkennbar, auf welcher Version er beruht.
3. Entwurf und Endfassung trennen: Solange der Vertrag noch verhandelt wird, ist er sichtbar als Entwurf gekennzeichnet.
4. Einfrieren vor der Unterschrift: Die Fassung, die der Kunde unterschreibt, wird vorher festgeschrieben, idealerweise als PDF.
5. Änderungen nur als neuer Vorgang: Muss nach der Unterschrift etwas angepasst werden, entsteht ein Nachtrag oder ein neuer Vertrag, nicht eine überschriebene Datei.

Zur Klarheit gehören auch die Konditionen. Wenn du innerhalb fester Preisspannen arbeitest, halte dich daran und lass Ausnahmen vorher freigeben, statt sie im Vertrag zu vermerken und auf Zustimmung zu hoffen. Wie Preis und Provision zusammenhängen, beschreibt der Ratgeber Provisionsmodelle im Vertrieb.

Wenn der Kunde Verbraucher ist

Im B2B-Vertrieb hast du es meist mit Unternehmen zu tun. Kleinere Kunden können aber auch Verbraucher sein, etwa wenn jemand einen Vertrag für private Zwecke schließt. Dann gelten zusätzliche Regeln. Bei Fernabsatzverträgen und Verträgen, die außerhalb von Geschäftsräumen geschlossen werden, hat der Verbraucher nach § 312g Abs. 1 BGB grundsätzlich ein Widerrufsrecht nach § 355 BGB. Die Widerrufsfrist beträgt in der Regel 14 Tage, eine Begründung ist nicht nötig.

Für deinen Prozess heißt das: Kläre früh, ob der Kunde als Unternehmer oder als Verbraucher abschließt. Bei Verbrauchern müssen Widerrufsbelehrung und Informationspflichten stimmen, und eingehende Widerrufe müssen zuverlässig geprüft und bearbeitet werden. Für Verbraucherverträge, die online geschlossen werden können, gibt es außerdem Vorgaben zur Kündigung über die Website.

Aufbewahrung: unterschriebene Fassung sicher ablegen

Ein digital unterschriebener Vertrag ist nur so viel wert wie seine Ablage. Bewahre die unterschriebene Fassung zusammen mit dem Nachweisprotokoll auf, unveränderlich und für Berechtigte jederzeit auffindbar. Kaufleute müssen empfangene und abgesandte Handelsbriefe nach § 257 HGB sechs Jahre aufbewahren, Buchungsbelege acht Jahre. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres. Welche Frist für welches Dokument gilt, hängt von seiner Einordnung ab. Im Zweifel klärst du das mit deiner Steuerberatung.

Wurde ein Vertrag doch auf Papier unterschrieben, scanne ihn vollständig ein und lege ihn an derselben Stelle ab wie digitale Verträge. So bleibt die Kundenakte vollständig, egal auf welchem Weg der Abschluss zustande kam.

So ist es in SB NEXT

In SB NEXT läuft der Vertragsprozess über die Plattform:

• Verträge entstehen aus versionierten Vorlagen. Die Vorlagen werden vor dem Start rechtlich geprüft; Entwürfe sind als „nicht rechtsverbindlich“ gekennzeichnet.
• Der Preis liegt innerhalb der Spanne aus Mindestpreis und Preis für volle Provision. Ausnahmen gibt die Administration frei.
• Der Kunde unterschreibt über einen persönlichen Link, gibt seinen Namen ein und bestätigt. Das ist eine einfache elektronische Signatur, keine qualifizierte.
• Gespeichert werden Zeitpunkt, IP-Adresse, Browser und eine Prüfsumme des Dokuments.
• Alternativ kann ein auf Papier unterschriebenes PDF hochgeladen werden.
• Die unterschriebene Fassung wird als unveränderliche PDF abgelegt.
• Für Kunden gibt es eine Kündigungsseite, und Widerrufe werden geprüft.