Handelsvertreter im Softwarevertrieb: Das solltest du wissen

Was ein Handelsvertreter ist

Das Handelsgesetzbuch definiert den Begriff in § 84 Abs. 1 HGB: Handelsvertreter ist, wer als selbstständiger Gewerbetreibender ständig damit betraut ist, für einen anderen Unternehmer Geschäfte zu vermitteln oder in dessen Namen abzuschließen. Drei Merkmale tragen diese Definition:

• Selbstständig: Du kannst deine Tätigkeit im Wesentlichen frei gestalten und deine Arbeitszeit selbst bestimmen.
• Ständig betraut: Du arbeitest nicht nur für ein einzelnes Geschäft, sondern auf Dauer für den Unternehmer.
• Vermitteln oder abschließen: Du bringst Kunde und Unternehmen zusammen, oder du schließt den Vertrag mit Vollmacht im Namen des Unternehmens ab. Vertragspartner des Kunden ist in beiden Fällen das Unternehmen, nicht du.

Im Softwarevertrieb heißt das: Du kaufst die Software nicht ein, um sie weiterzuverkaufen, sondern bringst Verträge zwischen Anbieter und Kunden zustande und erhältst dafür Provision. Die §§ 84 ff. HGB gelten auch, wenn dein Geschäft keinen kaufmännisch eingerichteten Betrieb erfordert (§ 84 Abs. 4 HGB).

Gut zu wissen: Nach § 85 HGB kann jede Seite verlangen, dass der Vertragsinhalt und spätere Vereinbarungen in einer vom anderen Teil unterzeichneten Urkunde festgehalten werden. Dieser Anspruch lässt sich nicht ausschließen.

Selbstständig oder angestellt?

Ob du wirklich selbstständig bist, entscheidet nicht die Überschrift deines Vertrags. Wer ständig für einen Unternehmer Geschäfte vermittelt oder abschließt, ohne selbstständig zu sein, gilt nach § 84 Abs. 2 HGB als Angestellter. Im Sozialversicherungsrecht ist Beschäftigung die nichtselbstständige Arbeit; Anhaltspunkte dafür sind nach § 7 Abs. 1 SGB IV eine Tätigkeit nach Weisungen und die Eingliederung in die Arbeitsorganisation des Weisungsgebers.

Die Deutsche Rentenversicherung betrachtet das Gesamtbild der Tätigkeit. Weichen Vertrag und gelebte Praxis voneinander ab, zählen die tatsächlichen Verhältnisse. Wer nach außen selbstständig auftritt, tatsächlich aber abhängig beschäftigt ist, gilt als scheinselbstständig. Als Anhaltspunkte dafür nennt die Rentenversicherung unter anderem:

• eine uneingeschränkte Pflicht, Weisungen des Auftraggebers zu befolgen,
• feste Arbeitszeiten,
• regelmäßige, detaillierte Berichte in kurzen Abständen,
• Arbeit in den Räumen des Auftraggebers oder an Orten, die er bestimmt,
• fehlendes unternehmerisches Risiko.

Für Selbstständigkeit sprechen etwa eigene Kundenakquise und Werbung, eigene Betriebsmittel, unternehmerisches Risiko und erfolgsabhängige statt fester Einkünfte. Stellt sich später heraus, dass eine Beschäftigung vorlag, können Sozialversicherungsbeiträge nachgefordert werden.

Statusfeststellung nach § 7a SGB IV

Bist du unsicher, können du oder dein Auftraggeber bei der Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung Bund verbindlich feststellen lassen, ob eine Beschäftigung oder eine selbstständige Tätigkeit vorliegt. Sie entscheidet nach einer Gesamtwürdigung aller Umstände des Einzelfalls, derzeit auf Antrag auch schon vor Aufnahme der Tätigkeit (§ 7a Abs. 4a SGB IV). Das Verfahren ist nach Angaben der Rentenversicherung kostenfrei. Eine unverbindliche erste Orientierung bietet ihr „Selbstcheck Erwerbsstatus“.

Rechte und Pflichten auf beiden Seiten

Das HGB regelt die Grundpflichten beider Seiten und schützt die wichtigsten davon: Vereinbarungen, die von § 86 Abs. 1 und 2 oder von § 86a Abs. 1 und 2 HGB abweichen, sind unwirksam.

Deine Pflichten als Handelsvertreter

• Du bemühst dich um die Vermittlung oder den Abschluss von Geschäften und nimmst dabei die Interessen des Unternehmers wahr (§ 86 Abs. 1 HGB).
• Du gibst ihm die erforderlichen Nachrichten und teilst ihm insbesondere jede Vermittlung und jeden Abschluss unverzüglich mit (§ 86 Abs. 2 HGB).
• Du erfüllst deine Pflichten mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns (§ 86 Abs. 3 HGB).
• Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse darfst du auch nach Vertragsende nicht verwerten oder weitergeben, soweit das der Berufsauffassung eines ordentlichen Kaufmanns widerspräche (§ 90 HGB).

Pflichten des Unternehmers

• Er stellt dir die Unterlagen zur Verfügung, die du für deine Arbeit brauchst, etwa Muster, Preislisten, Werbematerial und Geschäftsbedingungen (§ 86a Abs. 1 HGB).
• Er gibt dir die erforderlichen Nachrichten. Insbesondere teilt er dir unverzüglich mit, ob er ein vermitteltes Geschäft annimmt oder ablehnt und wenn ein Geschäft nicht ausgeführt wird (§ 86a Abs. 2 HGB).
• Er unterrichtet dich unverzüglich, wenn er voraussichtlich nur in erheblich geringerem Umfang Geschäfte abschließen kann oder will, als du unter gewöhnlichen Umständen erwarten konntest.

Deine laufenden Kosten trägst du grundsätzlich selbst: Ersatz für Aufwendungen aus dem regelmäßigen Geschäftsbetrieb kannst du nach § 87d HGB nur verlangen, wenn das handelsüblich ist. Ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot muss schriftlich vereinbart werden, darf höchstens zwei Jahre ab Vertragsende gelten und verpflichtet den Unternehmer zu einer angemessenen Entschädigung (§ 90a HGB). Für unbefristete Verträge regelt § 89 HGB Kündigungsfristen, die mit der Vertragsdauer länger werden; sie lassen sich verlängern, dürfen für den Unternehmer aber nicht kürzer sein als für dich.

Provision: Anspruch, Fälligkeit, Abrechnung

Als Grundregel sieht § 87 Abs. 1 HGB vor: Du hast Anspruch auf Provision für alle während des Vertragsverhältnisses abgeschlossenen Geschäfte, die auf deine Tätigkeit zurückzuführen sind. Dasselbe gilt für Geschäfte mit Kunden, die du für Geschäfte der gleichen Art geworben hast.

Der Anspruch entsteht nach § 87a Abs. 1 HGB, sobald und soweit der Unternehmer das Geschäft ausgeführt hat. Der Vertrag kann ihn zum Beispiel an die Zahlung des Kunden knüpfen; dann steht dir mit der Ausführung durch den Unternehmer aber grundsätzlich ein angemessener Vorschuss zu. Steht fest, dass der Kunde nicht zahlt, entfällt der Anspruch, und bereits erhaltene Beträge musst du zurückgeben (§ 87a Abs. 2 HGB).

Der Unternehmer rechnet monatlich ab; der Zeitraum kann auf höchstens drei Monate erstreckt werden, und die Abrechnung muss unverzüglich, spätestens bis zum Ende des Folgemonats erfolgen (§ 87c Abs. 1 HGB). Du kannst einen Buchauszug über alle provisionspflichtigen Geschäfte verlangen; dieses Recht lässt sich vertraglich weder ausschließen noch beschränken. Wie Provisionsmodelle, Fälligkeit, Storno und Abrechnung im Einzelnen funktionieren, erklärt der Ratgeber Provisionsmodelle im Vertrieb.

Der Ausgleichsanspruch nach Vertragsende

Endet der Vertrag, entgehen dir künftige Provisionen aus dem Kundenstamm, den du aufgebaut hast, während der Unternehmer ihn weiter nutzen kann. Dafür sieht § 89b HGB einen angemessenen Ausgleich vor. Er setzt voraus, dass der Unternehmer aus der Geschäftsverbindung mit neuen Kunden, die du geworben hast, auch nach Vertragsende erhebliche Vorteile hat und dass ein Ausgleich unter Berücksichtigung aller Umstände der Billigkeit entspricht. Eine wesentlich erweiterte Geschäftsverbindung kann einem neuen Kunden gleichstehen.

• Obergrenze: höchstens eine Jahresprovision, berechnet nach dem Durchschnitt der letzten fünf Jahre deiner Tätigkeit; bei kürzerer Vertragsdauer zählt der Durchschnitt dieser Dauer.
• Ausschluss: Der Anspruch besteht nicht, wenn du selbst kündigst, es sei denn, der Unternehmer hat dir dafür begründeten Anlass gegeben oder dir ist die Fortsetzung wegen Alters oder Krankheit nicht zuzumuten. Er besteht auch nicht, wenn der Unternehmer wegen deines schuldhaften Verhaltens aus wichtigem Grund kündigt oder wenn vereinbarungsgemäß ein Dritter an deiner Stelle in den Vertrag eintritt.
• Frist: Du musst den Anspruch innerhalb eines Jahres nach Vertragsende geltend machen. Im Voraus ausschließen lässt er sich nicht.

Für Handelsvertreter im Nebenberuf gelten weder § 89b noch die Kündigungsfristen des § 89 HGB, wenn der Unternehmer sie ausdrücklich als solche betraut hat (§ 92b HGB). Ob und in welcher Höhe dir ein Ausgleich zusteht, ist eine Frage des Einzelfalls; hier lohnt sich anwaltliche Beratung.

Der praktische Start

Gewerbe anmelden

Als Handelsvertreter bist du selbstständiger Gewerbetreibender. Wer ein stehendes Gewerbe beginnt, muss das nach § 14 Abs. 1 GewO gleichzeitig der zuständigen Behörde anzeigen, meist dem Gewerbeamt deiner Stadt oder Gemeinde. Die Behörde gibt die Daten unter anderem an die Industrie- und Handelskammer und an das Finanzamt weiter. Eine besondere Erlaubnis, wie sie etwa Versicherungsvermittler nach § 34d GewO brauchen, ist für den Vertrieb von Software normalerweise nicht vorgesehen; im Zweifel fragst du dort nach.

Finanzamt und Steuern

Dem Finanzamt übermittelst du innerhalb eines Monats nach Aufnahme der Tätigkeit den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, grundsätzlich elektronisch über ELSTER (§ 138 Abs. 1b und 4 AO). Dein Gewinn unterliegt der Einkommensteuer. Für die Gewerbesteuer wird der Gewerbeertrag bei Einzelunternehmern um einen Freibetrag von 24.500 Euro gekürzt (§ 11 Abs. 1 GewStG).

Bei der Umsatzsteuer kommt für den Anfang die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG in Betracht. Seit dem 1. Januar 2025 gilt: Deine Umsätze sind steuerfrei, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Wichtig dabei:

• Wird die Grenze von 100.000 Euro im laufenden Jahr überschritten, ist bereits der Umsatz, mit dem das passiert, nicht mehr steuerfrei.
• Im Jahr der Gründung ist nach Auffassung der Finanzverwaltung die Grenze von 25.000 Euro maßgeblich, nicht die von 100.000 Euro.
• Als Kleinunternehmer weist du keine Umsatzsteuer aus, musst auf der Rechnung aber auf die Steuerbefreiung hinweisen. Vorsteuer aus deinen Einkäufen kannst du nicht abziehen.
• Du kannst auf die Regelung verzichten; daran bist du dann mindestens fünf Kalenderjahre gebunden.

Ob die Regelung für dich sinnvoll ist, besprichst du am besten mit einer Steuerberatung.

Absicherung und Altersvorsorge

Als Selbstständiger kümmerst du dich selbst um deine Absicherung bei Krankheit, im Alter und gegen berufliche Risiken. Was sinnvoll oder vorgeschrieben ist, hängt von deiner Situation ab, etwa davon, ob du daneben angestellt bist. Kläre das mit deiner Krankenkasse, der Deutschen Rentenversicherung und einer unabhängigen Beratung.

Einen Punkt solltest du kennen: Auch Selbstständige können rentenversicherungspflichtig sein. Nach § 2 Satz 1 Nr. 9 SGB VI gilt das, wenn du im Zusammenhang mit deiner Tätigkeit regelmäßig keine versicherungspflichtigen Arbeitnehmer beschäftigst und auf Dauer und im Wesentlichen nur für einen Auftraggeber tätig bist. Das kann bei Handelsvertretern, die nur für ein Unternehmen arbeiten, in Betracht kommen. In diesem Fall musst du dich innerhalb von drei Monaten nach Aufnahme der Tätigkeit beim Rentenversicherungsträger melden (§ 190a SGB VI). Existenzgründer können sich auf Antrag für drei Jahre nach erstmaliger Aufnahme einer solchen Tätigkeit befreien lassen (§ 6 Abs. 1a SGB VI).

Mehr dazu auf den Seiten Vertriebspartner und Ablauf.