CRM für Vertriebspartner: Pipeline, Aufgaben, Kundenakte

Warum ein CRM für selbstständige Vertriebspartner?

Als selbstständiger Vertriebspartner bist du Vertrieb, Terminplanung und Nachbereitung in einer Person. Wenn Kontakte in Notizbüchern, Tabellen und E-Mail-Postfächern verstreut sind, gehen Zusagen unter, und Gespräche beginnen jedes Mal von vorn. Ein CRM (Customer-Relationship-Management) bündelt, was du über Interessenten und Kunden weißt, und erinnert dich daran, was als Nächstes zu tun ist.

Für Handelsvertreter kommt ein weiterer Punkt hinzu: Nach § 86 Abs. 2 HGB hast du dem Unternehmen, für das du tätig bist, die erforderlichen Nachrichten zu geben und ihm namentlich jede Geschäftsvermittlung und jeden Geschäftsabschluss unverzüglich mitzuteilen. Wer seine Vorgänge sauber erfasst, hat diese Informationen jederzeit parat. Ein CRM hilft dir außerdem,

• zu sehen, welche Verkaufschancen offen sind und wie weit sie sind,
• keine Rückmeldung zu vergessen, die du zugesagt hast,
• vor jedem Gespräch in kurzer Zeit zu wissen, was zuletzt besprochen wurde,
• und einzuschätzen, wo deine Zeit am meisten bewirkt.

Pipeline-Phasen: was in welche Phase gehört

Eine Pipeline zeigt, wie weit eine Verkaufschance auf dem Weg zum Abschluss ist. Entscheidend sind klare Kriterien: Eine Chance wechselt die Phase, weil etwas Bestimmtes passiert ist, nicht weil sich das letzte Gespräch gut angefühlt hat. Ein einfacher Aufbau mit fünf Phasen:

• Neu: Ein Kontakt ist eingegangen oder du hast ein Unternehmen als möglichen Kunden erkannt. Ob Bedarf besteht, ist noch offen.
• Qualifiziert: Bedarf, Entscheider und ein grober Zeitrahmen sind geklärt. Es lohnt sich, Zeit zu investieren.
• Angebot: Der Interessent kennt die Lösung und die Konditionen und prüft sie.
• Verhandlung: Es geht um Details wie Umfang, Preis und Starttermin.
• Gewonnen: Der Vertrag ist geschlossen.

Gib jeder Chance einen erwarteten Wert und, wenn möglich, einen realistischen Abschlusszeitpunkt. Die Summe je Phase zeigt dir dann, wie viel Volumen wo liegt. Eine verlässliche Prognose ist sie nur, wenn die Phasen ehrlich gepflegt sind. Genauso wichtig: Chancen, aus denen nichts wird, schließt du bewusst ab und notierst den Grund, statt sie in der Pipeline liegen zu lassen.

Wiedervorlagen und Aufgaben

Die Pipeline zeigt den Stand, Wiedervorlagen sorgen für Bewegung. Eine einfache Regel trägt weit: Jede offene Verkaufschance hat einen nächsten Schritt mit Datum. Steht keiner an, ist die Chance entweder erledigt, oder du hast etwas übersehen.

• Formuliere Aufgaben als Handlung: „Rückruf wegen Starttermin“ statt nur eines Namens.
• Lege die Wiedervorlage direkt nach dem Gespräch an, solange du den Zusammenhang noch im Kopf hast.
• Richte dich nach dem Zeitpunkt, den der Kunde genannt hat, nicht nach deinem Wunschtermin.
• Plane realistisch: Wer jeden Tag mehr Aufgaben anlegt, als er erledigen kann, verliert das Vertrauen in die eigene Liste.

Die Kundenakte: alles an einem Ort

Spätestens mit dem ersten Vertrag wird aus dem Interessenten ein Kunde und die Kundenakte zum zentralen Nachschlagewerk. Eine gute Akte beantwortet schnell: Mit wem habe ich es zu tun, was hat der Kunde, was wurde besprochen, was steht an?

• Stammdaten: Firma, Anschrift, Branche.
• Ansprechpartner: wer entscheidet, wer die Software nutzt, wer für Rechnungen zuständig ist, jeweils mit Rolle.
• Verkaufschancen und Verträge: offene und abgeschlossene Vorgänge mit Produkten und Laufzeiten.
• Aktivitäten: kurze, sachliche Notizen zu Gesprächen, Terminen und Vereinbarungen.
• Aufgaben: was als Nächstes zu tun ist und bis wann.

Schreib Notizen so, dass du sie dem Kunden zeigen könntest. Das ist nicht nur eine Stilfrage: Betroffene haben nach Art. 15 DSGVO ein Recht auf Auskunft über die zu ihnen gespeicherten Daten.

Datenqualität: wenig, aber richtig

Ein CRM ist nur so gut wie seine Einträge. Doppelte Firmen, veraltete Telefonnummern oder Chancen ohne Betrag machen jede Auswertung wertlos. Prüfe vor dem Anlegen, ob Firma oder Kontakt schon existieren, nutze einheitliche Schreibweisen und aktualisiere Angaben, sobald du von einer Änderung erfährst, etwa einem neuen Ansprechpartner. Pflege lieber wenige Felder vollständig als viele lückenhaft. Richtigkeit ist zugleich ein Datenschutzgrundsatz: Personenbezogene Daten müssen sachlich richtig und erforderlichenfalls auf dem neuesten Stand sein (Art. 5 Abs. 1 lit. d DSGVO).

Datenschutz: nur speichern, was du brauchst

Auch Geschäftskontakte sind personenbezogene Daten, sobald sie sich auf eine Person beziehen: Name, Durchwahl und E-Mail-Adresse eines Ansprechpartners gehören dazu (Art. 4 Nr. 1 DSGVO). Vier Grundsätze helfen im Alltag:

• Datenminimierung: Speichere nur, was für den Zweck nötig ist (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO). Private Details und Vermutungen gehören nicht ins CRM. Angaben etwa zur Gesundheit zählen zu den besonders geschützten Kategorien (Art. 9 DSGVO) und haben in Vertriebsnotizen nichts zu suchen.
• Speicherbegrenzung: Daten, die du für den Zweck nicht mehr brauchst, werden gelöscht (Art. 5 Abs. 1 lit. e, Art. 17 Abs. 1 lit. a DSGVO). Gesetzliche Aufbewahrungspflichten können im Einzelfall eine längere Speicherung erfordern (Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO).
• Zugriffsrechte: Jede Person sollte nur sehen, was sie für ihre Aufgabe braucht. Nach Art. 25 Abs. 2 DSGVO sollen schon die Voreinstellungen sicherstellen, dass nur die erforderlichen Daten verarbeitet werden; das gilt ausdrücklich auch für ihre Zugänglichkeit.
• Sicherheit: Starke Passwörter, Zwei-Faktor-Anmeldung, gesperrte Geräte und keine Exporte auf private Datenträger. Art. 32 DSGVO verlangt technische und organisatorische Maßnahmen, die dem Risiko angemessen sind.

Wer im Sinne der DSGVO für die Daten verantwortlich ist, hängt davon ab, wie die Zusammenarbeit mit dem Unternehmen geregelt ist, für das du vermittelst. Arbeitest du in dessen System, halte dich an die Vorgaben und Datenschutzhinweise, die es dazu macht.

Eine einfache Wochenroutine

Ein CRM wirkt nicht durch seine Funktionen, sondern durch Gewohnheit. Ein fester Termin pro Woche, an dem du nur dein System pflegst, reicht oft, um den Überblick zu behalten:

1. Aufgaben durchgehen: Was ist überfällig? Erledigen, neu terminieren oder bewusst streichen.
2. Pipeline prüfen: Hat jede offene Chance einen nächsten Schritt? Stimmen Phase, Betrag und erwarteter Abschluss noch?
3. Abschließen: Chancen ohne Aussicht beenden und den Grund festhalten.
4. Daten pflegen: neue Ansprechpartner, geänderte Nummern, Dubletten, nicht mehr benötigte Einträge.
5. Planen: Welche Kontakte bringen in der kommenden Woche die meiste Klarheit?

Kennzahlen, die wirklich helfen

Kennzahlen sind nützlich, wenn sie zeigen, wo du ansetzen kannst. Vergleiche dich dabei mit dir selbst, nicht mit fremden Durchschnittswerten: Produkt, Zielgruppe und Region unterscheiden sich zu stark, als dass solche Werte viel aussagen würden.

• Anzahl und Wert offener Chancen je Phase: Kommt genug nach, um die nächsten Monate zu tragen?
• Übergänge zwischen den Phasen: Wo bleiben die meisten Chancen hängen? Dort lohnt ein genauer Blick auf dein Vorgehen.
• Dauer bis zum Abschluss: Wie lange dauert es typischerweise von der Qualifizierung bis zum Vertrag?
• Überfällige Aufgaben: ein ehrlicher Hinweis darauf, ob dein System im Alltag noch trägt.
• Gründe für Absagen: Wiederkehrende Gründe zeigen, ob Zielgruppe, Ansprache oder Zeitpunkt nicht passen.

Wie du überhaupt zu qualifizierten Kontakten kommst, beschreibt der Ratgeber Kundenakquise im B2B-Vertrieb.

So ist es in SB NEXT

In SB NEXT, der Vertriebsplattform von SB Dienstleistungen, gehört ein CRM zur Arbeit als Vertriebspartner. Es umfasst Leads, Kunden, Verkaufschancen sowie Aufgaben und Wiedervorlagen.

• Die Pipeline siehst du als Kanban-Board oder als Tabelle, mit den Phasen Neu, Qualifiziert, Angebot, Verhandlung und Gewonnen und der Summe je Phase.
• Leads lassen sich umwandeln; eine Schnellvorschau zeigt die wichtigsten Angaben, ohne dass du den Datensatz öffnen musst.
• Die Kundenakte (Customer 360°) bündelt die Reiter Stammdaten, Ansprechpartner, Verkaufschancen, Verträge, Zahlungen, Aktivitäten, Aufgaben und Berechtigungen.
• Verträge legst du aus dem Kunden oder der Verkaufschance mit einem Vertragsassistenten an: Produkt und Preis innerhalb der Preisspanne des Produkts, vom Mindestpreis bis zum vollen Preis. Ein Preis unter dem Mindestpreis braucht die Freigabe von SB Dienstleistungen. Beim Finalisieren entsteht eine unveränderliche PDF-Fassung, die der Kunde über die Plattform elektronisch unterschreiben kann.
• Du siehst nur deine eigenen Datensätze und die, die dir zugeordnet sind.